თუ თქვენ ხართ ბიზნესში ან სკოლაში, რომელიც მოითხოვს რამდენიმე კლიენტთან ან პროექტთან მუშაობას, სათანადო შევსების სისტემა გადამწყვეტია. დოკუმენტების შევსების რამდენიმე მეთოდი არსებობს, მაგრამ საბოლოოდ თქვენი სისტემა უნდა ასახავდეს თქვენს საჭიროებებს. ეფექტური სისტემის მოსამზადებლად საუკეთესო გზაა რამდენიმე დღის დათმობა მხოლოდ ორგანიზაციაზე მუშაობისთვის.
ნაბიჯები
მეთოდი 1 -დან 3 -დან: მომზადება ახალი შევსების სისტემისთვის
ნაბიჯი 1. შეაგროვეთ ყველა თქვენი მასალა
თქვენ უნდა შეადგინოთ თქვენი ყველა დოკუმენტი, სანამ შეეცდებით შექმნათ სათანადო სისტემა. გაიარეთ ყველა ადგილი, სადაც შეიძლება გქონდეთ დოკუმენტები და განათავსეთ ისინი ყველა ერთ გროვაში. გაატარეთ დრო იმისათვის, რომ დარწმუნდეთ, რომ თქვენ შეძლებთ სწორად გაანალიზოთ თქვენი ყველა აქტიური და არააქტიური სამუშაო.
- დაგეგმეთ დროულად, გაწმინდეთ მაგიდის სივრცე თქვენს ქაღალდზე სამუშაოდ.
- თუ თქვენ ადაპტირებთ სხვის საბუთებს ახალ შევსების სისტემაში, ამოიღეთ ყველა დოკუმენტი არსებული სისტემიდან. თქვენთვის უკეთესი იქნება გაუმკლავდეთ ყველა დოკუმენტს და მოემზადოთ ახალი სისტემისთვის.
ნაბიჯი 2. გაიარეთ ყველა დოკუმენტი
ეს არის პროცესის რთული ნაწილი, მაგრამ ასევე გადამწყვეტი ნაბიჯია ორგანიზებულობის მისაღწევად. გამოყავით ყველა ფაილი იმის მიხედვით, თუ რა არის ისინი, როგორიცაა საბანკო ანგარიშები, საკრედიტო ბარათის გადასახადები და იპოთეკური გადასახადები. ეს შეიძლება მოსაწყენი ჩანდეს, მაგრამ გადახედეთ თითოეულ დოკუმენტს თქვენს წყობაში, რათა დადგინდეს, რასთან მუშაობთ.
- თქვენ არ გჭირდებათ თითოეული ნაშრომის წაკითხვა, მაგრამ მოკლე მიმოხილვა დაგეხმარებათ.
- გამოქვეყნების ჩანაწერები კარგია იმ მნიშვნელოვანი ნაშრომების აღსანიშნავად, რომლებზეც იცით, რომ დრო დაგჭირდებათ.
ნაბიჯი 3. დააყენეთ piles
როდესაც დაიწყებთ თქვენი საბუთების დალაგებას, სასარგებლო იქნება დაკავშირებული დოკუმენტების ერთად შენახვა. თქვენ შეგიძლიათ მოათავსოთ "Nickelback" კლიენტთან დაკავშირებული ყველა ნაშრომი ერთ გროვაში. კიდევ ერთი მაგალითია თვეების მიხედვით თქვენი სამუშაოს დაგროვება.
- ქრონოლოგიური წესრიგის შეგრძნება შეიძლება სასარგებლო იყოს თქვენი შეტანის საჭიროებისთვის.
- საბუთების დახარისხებისას განსაზღვრეთ პრიორიტეტები. როდესაც დაინახავთ განსაკუთრებულად მნიშვნელოვან ქაღალდებს, განათავსეთ ისინი შესაბამისი გროვის თავზე.
ნაბიჯი 4. შეამცირეთ როგორც მიგაჩნიათ
კიდევ ერთი გროვა, რომლის შექმნაც შეგიძლიათ, არის ნაგვის გროვა. თქვენ არ მოეთხოვებათ გადააგდოთ თქვენი საბუთების გროვა, მაგრამ თქვენ უნდა გამოყოთ უმნიშვნელო ქაღალდები სხვა გროვებისგან. თქვენ კი შეგიძლიათ შექმნათ სხვადასხვა გროვა, სადაც შემთხვევითი ნაშრომები შეიძლება წავიდეს.
თუ 100% დარწმუნებული ხართ, რომ თქვენ არ გჭირდებათ რაიმე სახის დოკუმენტაცია და სხვა დოკუმენტთან სასიცოცხლო ბმულის დახაზვა არ შეგიძლიათ, გადაყარეთ ისინი. გადახედეთ თქვენს უფროსებს, გაქვთ თუ არა უფლება გადაყაროთ რაიმე, სანამ რამეს გააგრძელებთ
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ მანილის საქაღალდეები
შეინახეთ ყველაფერი მარტივი თქვენთვის იაფი მანილის საქაღალდეების გამოყენებით. ეს არ დააზარალებს თქვენს სახსრებს და საშუალებას მოგცემთ განახორციელოთ ნებისმიერი შევსების სისტემა, რომელიც გსურთ. თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ მანილას საქაღალდეები ნებისმიერი საოფისე მაღაზიის მაღაზიიდან.
ნაბიჯი 6. გადაიტანეთ თქვენი გროვები
გამოიყენეთ ადრე დადგენილი გროვები, რომ იმოქმედოთ როგორც სახელმძღვანელო თქვენი საქაღალდეებისთვის. დარწმუნდით, რომ თითოეული საქაღალდის შინაარსიც არის ორგანიზებული. თქვენ შეგიძლიათ მოაწყოთ ფაილის შინაარსი თითოეული ნაშრომის მნიშვნელობიდან გამომდინარე, ან ქრონოლოგიით.
- მოერიდეთ ფაილის შინაარსის ანბანზე დაფუძნებას. ანბანური ორგანიზაცია უფრო ეფექტურად მუშაობს ფაილების ჯგუფების ორგანიზებაზე.
- მოათავსეთ მანილის საქაღალდეები საქაღალდეში შევსებისას.
3 მეთოდი 2: შექმენით თქვენთვის შესაფერისი სისტემა
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ ანბანური შევსების სისტემა
ანბანური შევსების სისტემა კარგად მუშაობს მაშინ, როდესაც თქვენ გჭირდებათ ადამიანების, მომხმარებლების, ავტორების, ფილმების, წიგნების და ა.შ სახელების მოძიება. იმ პირობით, რომ თქვენ იყენებთ ტერმინებს, რომელთა მოპოვებაც ადვილია, ანბანური შევსების სისტემა ხშირად ყველაზე მარტივი სისტემაა.
- ფაილების შეტანისა და მიღების საუკეთესო საშუალებაა თითოეული ფაილის ეტიკეტირება. მანილას საქაღალდეებს აქვთ დამატებითი ჩანართი, რომელიც შექმნილია ფაილების ეტიკეტირებისთვის, რაც გაადვილებს თქვენს მოძიების პროცესს.
- თუ თქვენ ახორციელებთ კლიენტებს, უფრო ეფექტურია ანბანის გაკეთება გვარის მიხედვით.
- თუ თქვენ გაქვთ ბევრი ფაილი, განიხილეთ ასოების სექციები, რომლებიც დაგეხმარებათ ორგანიზებაში. განყოფილების გამყოფი დიდია და უბრალოდ შეიცავს ერთ ასოს. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაყოთ ასოები წყვილებში, როგორიცაა "A-D" ან "F-K".
ნაბიჯი 2. გამოიყენეთ აქტუალური შეკვეთა
როდესაც თქვენ მუშაობთ ან სწავლობთ სხვადასხვა საგნებში, საგნის ან თემის შეკვეთა შეიძლება იყოს ძალიან სასარგებლო გზა ინფორმაციის მოსაპოვებლად. მაგალითად, თუ თქვენ სწავლობთ სამართალს, შეიძლება გქონდეთ კონტრაქტის სათაურები, კონსტიტუციური სამართალი, დანაშაულები, ადმინისტრაციული სამართალი, საერთაშორისო სამართალი და ა.
- აქტუალური ინფორმაციის ორგანიზების საუკეთესო საშუალებაა განყოფილების გამყოფები. მონიშნეთ თქვენი განყოფილების გამყოფი შინაარსზე დაყრდნობით, მაგალითად „ადმინისტრაციული კანონი“.
- ეს სისტემა საუკეთესოდ მუშაობს, თუ თქვენ გაქვთ რამდენიმე განსხვავებული თემა. თუ არა, თქვენ დარჩებით ერთი ან ორი გამყოფი და არა ბევრი ორგანიზებული სისტემა.
ნაბიჯი 3. სცადეთ რიცხვითი ფაილი
ამ ტიპის შევსების სისტემა იდეალურია ფაილებისთვის, რომლებიც შეიცავს თარიღებს ან რიცხვებს. მაგალითად, თუ თქვენ გაქვთ ინვოისები, ქვითრები, თარიღები და ა. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაითვალისწინოთ თვის და წლის მარკირება ამ ვარიანტისთვის. მათთვის, ვინც მუშაობს გარემოში, რომელიც იყენებს ნუმერაციას ნაშრომებისათვის, როგორიცაა სამედიცინო ფაილები, საკანონმდებლო დოკუმენტები, სასამართლო საქმეები და ა.შ., ნუმერაცია არის მოპოვების სასარგებლო მეთოდი.
- გამოიყენეთ ეს სისტემა მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ კომფორტულად ათვალიერებთ რამდენიმე ნომერს და შეგიძლიათ მიიღოთ ინფორმაცია ამ ნომრებიდან.
- მონიშნეთ ფაილების ჩანართებზე რიცხვები ან თარიღები და დაალაგეთ დანომრილი ღირებულების საფუძველზე. დაიწყეთ "1" -ით და შემდეგი რიცხვები გაზარდეთ მნიშვნელობა.
- თუ თვეების განმავლობაში შეიტანთ განაცხადს, დაიწყეთ იანვრიდან და გადადით თანმიმდევრობით დეკემბრის ჩათვლით. თქვენ ისარგებლებთ განყოფილების გამყოფებით ყოველთვიურად.
ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ ფერადი კოდირება
ეს შესანიშნავია შემოქმედებითი შეტანისთვის და განსაკუთრებით ეფექტურია მათთვის, ვისაც კარგი ვიზუალური გახსენება აქვს. მას შეუძლია დაეხმაროს სხვადასხვა სუბიექტების გადაკვეთას ფერადი კოდირების საფუძველზე. თქვენ შეგიძლიათ გააფერადოთ კოდი შეტანის ნებისმიერი ზემოაღნიშნული ტექნიკა. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ ორგანიზების სისტემების კომბინაცია ფერის კოდების სხვა სისტემასთან დაწყვილებით.
- შევსების მეთოდზე ფერის დამატების ერთ -ერთი უმარტივესი გზაა ჰაილაითერების გამოყენება. თქვენ შეგიძლიათ შეიძინოთ ჰაილაითერის სხვადასხვა პაკეტი ნებისმიერი საოფისე მაღაზიის მაღაზიიდან.
- ფერადი კოდირების განხორციელების კიდევ ერთი გზაა სხვადასხვა ფერადი საქაღალდეების გამოყენება.
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ სიხშირის სისტემა
ეს კარგად მუშაობს იმ ნივთებისთვის, რომლებსაც თქვენ ყოველთვის იყენებთ, მაგრამ არ უნდა იყოს დამოუკიდებელი სისტემა. მას სჭირდება სხვა სისტემის შესანახი, მაგალითად ანბანური სისტემა. დაამატეთ ხშირად გამოყენებული ინფორმაცია დაჯგუფებულ სივრცეში თქვენი შეტანის არეში, რათა ის სწრაფად მოიპოვოს, მაგალითად, საქაღალდის უჯრის წინ.
თქვენ უნდა იყოთ ფრთხილად, რომ არ გახდეთ არაორგანიზებული ამ სისტემის გამოყენებით. იმ პროექტის შენარჩუნება, რომელზეც ამჟამად მუშაობთ წინ, ყოველთვის არ იქნება ეფექტური ორგანიზაციის გარანტია
მეთოდი 3 დან 3: ორგანიზებული სისტემის შენარჩუნება
ნაბიჯი 1. დაუყოვნებლივ შეიტანეთ დოკუმენტაცია
ერთი გზა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თქვენი ფაილური სისტემა ეფექტურად იმუშაოს არის ქაღალდის დამუშავება მისი დამუშავების დროს. შევსების სისტემა არ იმუშავებს, თუ თქვენ გადადებთ საბუთებს. საბუთების შევსების ჩვევა ასევე დაეხმარება თქვენს პროდუქტიულობას და მუშაობას.
ნაბიჯი 2. განაგრძეთ თქვენი სივრცის განახლება
ყოველ ორ თვეში თქვენ უნდა გაიაროთ თქვენი შევსების სისტემა და გააკეთოთ მოკლე გადახვევა. თქვენ არ გჭირდებათ ყველა თქვენი ნაშრომის გადახედვა, როგორც ეს გააკეთეთ თავდაპირველი ორგანიზაციისთვის. შეამოწმეთ ყველა ფაილი და დარწმუნდით, რომ ყველაფერი მოწესრიგებულია და სწორ ადგილას.
პირველი რამდენიმე თვის შემდეგ თქვენ ასევე შეგიძლიათ იფიქროთ იმაზე, მუშაობს თუ არა თქვენ მიერ არჩეული სისტემა
ნაბიჯი 3. გაასუფთავეთ თქვენი სივრცე
წელიწადში ერთხელ თქვენ უნდა გაწმინდოთ თქვენი სამუშაო ადგილი. შეიძლება გქონდეთ რამდენიმე ფაილი, რომელსაც რეგულარულად იყენებთ, მაგრამ ახლა თქვენ უნდა გაიაროთ სხვა ფაილები, რომლებსაც ნაკლებად იყენებთ. გახსენით ფაილები, რომლებსაც ნაკლებად იყენებთ და წაიკითხეთ ყველა თქვენი დოკუმენტი, რომ ნახოთ რაიმე ზედმეტი დოკუმენტაცია.
ამოიღეთ ყველა ფაილი და წაშალეთ შენახვის კაბინეტი ნესტიანი პირსახოცით, რომ ამოიღოთ მტვრის დაგროვება
Რჩევები
- ეს პრინციპები ასევე შეიძლება გამოყენებულ იქნას კომპიუტერული ან სხვა ელექტრონული ფაილების დაჯგუფებაზე.
- გამოიყენეთ ინდექსი იმ ფაილებისთვის, რომლებიც ანბანის მიხედვით არ არის განთავსებული. ეს უნდა იყოს ანბანურად მოწყობილი ისე, რომ თქვენ ნებისმიერ დროს შეძლოთ თქვენი ფაილების სწრაფად განთავსება. განათავსეთ ეს ინდექსი ფაილის წინ.
- დაიწყეთ ფურცლების წმენდით და დაალაგეთ და გამოიყენეთ პოსტის ჩანაწერები კატეგორიებად და შემდეგ ქვეკატეგორიებად.
- სასარგებლოა სხვადასხვა ფაილების ქონა იმ ნივთებისთვის, რომლებიც სხვაგან არ არის კარგად მორგებული.
