შევსება ხშირად აუცილებელი ამოცანაა სამუშაოსა და სახლში. თუ დიდხანს გამოტოვებთ შევსებას, შეგიძლიათ შეაგროვოთ ქაღალდის დიდი დასტა, რომლის დალაგებას საათები ან თუნდაც დღეები დასჭირდება. იმისათვის, რომ თქვენი შემოსულები იყოს უპრობლემოდ, დაალაგეთ ნებისმიერი ნაშრომი, რომელსაც ყოველდღიურად იღებთ. შემდეგ შექმენით შევსების სისტემა, რომელიც თქვენთვის მუშაობს. გამოიყენეთ თქვენი სისტემა საბუთების დასალაგებლად ისე, რომ თქვენ შეძლოთ ადვილად შეხვიდეთ მნიშვნელოვან დოკუმენტებზე, როცა დაგჭირდებათ!
ნაბიჯები
მეთოდი 1 – დან 3 – დან: ქაღალდის ყოველდღიური შემოდინება
ნაბიჯი 1. შექმენით ცენტრალური ყუთი ქაღალდების შესანახად, სანამ მათ დახარისხებას შეძლებთ
ცენტრალურ ყუთში არის განთავსებული ყველა ფურცელი, რომელიც გვხვდება თქვენს მაგიდასთან ან საფოსტო ყუთში ყოველდღე. ეს შეიძლება დაგეხმაროთ ორგანიზებულად, სანამ არ გექნებათ დრო, რომ დაალაგოთ და გაუმკლავდეთ თითოეულ ნივთს.
- თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ მუყაოს პატარა ყუთი, როგორც მთავარი ყუთი, ან მიიღოთ სპეციალური ყუთი, კალათა ან უჯრა ამ მიზნით.
- მოათავსეთ ყუთი თქვენი სამუშაო მაგიდის კუთხეში, თქვენს შესასვლელ კართან მდებარე მაგიდაზე, ან სადმე სხვაგან თვალსაჩინოდ, რომ არ დაივიწყოთ ამის შესახებ.
ნაბიჯი 2. ყოველდღიურად გაიარეთ ყუთში და გამოყავით მნიშვნელოვანი ნივთები
შეხედეთ ყუთში არსებულ თითოეულ ნივთს დღეში ერთხელ, რათა მოძებნოთ ისეთი ნივთები, რომლებიც თქვენს დაუყოვნებლივ ყურადღებას მოითხოვს. ეს შეიძლება შეიცავდეს მალე გადასახადს, წვეულების მოსაწვევებს ან დროზე მგრძნობიარე ფორმებს. გადადეთ ეს ნივთები ისე, რომ დაუყოვნებლივ იზრუნოთ მათზე.
შეიძლება დაგჭირდეთ მეორე ყუთის აღება სხვა ფერისგან, ვიდრე პირველი ყუთი სასწრაფო ნივთების ჩასადებად. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ წითელი ყუთი იმის მითითებით, რომ ეს არის გადაუდებელი ნივთები
ნაბიჯი 3. მოათავსეთ ერთეულები, რომლებიც გსურთ შეიტანოთ შევსების ყუთში
შეინახეთ მესამე ყუთი ცენტრალური ყუთისა და გადაუდებელი ყუთის გვერდით. გამოიყენეთ ეს, როგორც შეგროვების წერტილი იმ ნივთებისთვის, რომელთა შეტანა გსურთ. ეს დაგეხმარებათ ორგანიზებულად შეინარჩუნოთ ისინი, სანამ არ იქნებით მზად მათი წარდგენისთვის.
დარწმუნდით, რომ ეს ყუთი სხვა ფერისაა, ვიდრე სხვა ყუთები. წინააღმდეგ შემთხვევაში, შეიძლება ყუთები ერთმანეთში აურიოთ
ნაბიჯი 4. გადაყარეთ არასაჭირო ნივთები ქაღალდის გადამუშავების ურნაში
ნებისმიერი უსარგებლო წერილი ან სხვა არასასურველი ნივთი, რომელიც თქვენს ყუთში ჩნდება, შეიძლება პირდაპირ გადავიდეს გადამუშავების ურნაში. ამოიცანით ეს ნივთები დოკუმენტების გაცვლისას და დაუყოვნებლივ გადაიტანეთ ისინი ურნაში, რათა დაგეხმაროთ ყუთში არეულობის დაცვაში.
- შეინახეთ თქვენი გადამუშავების ურნა იატაკზე ისე, რომ არ აურიოთ იგი სხვა ყუთებში.
- თუ რომელიმე არასაჭირო ნივთი შეიცავს პირად ინფორმაციას, გაანადგურეთ ისინი განადგურებამდე.
3 მეთოდი 2: შევსების სისტემის არჩევა
ნაბიჯი 1. დანიშნეთ ყოველთვიური და ყოველდღიური ფაილი, თუკი ბევრი ამოცანა გაქვთ გასაკეთებელი
ეს ცნობილია როგორც Tickler– ის შევსების სისტემა და ეს შესანიშნავი საშუალებაა თვალყური ადევნოთ იმას, რაც გჭირდებათ ყოველდღიურად. დანიშნეთ თითოეული თვის საქაღალდე და თვის ყოველი დღის საქაღალდე. შემდეგ ჩადეთ ფაილები. შეიტანეთ ნივთები იმ თარიღების მიხედვით, რომლებიც გჭირდებათ მათზე სამუშაოდ.
მაგალითად, თუ თქვენ გჭირდებათ გადასახადის გადახდა 23 სექტემბერს, მაშინ ჩადეთ ანგარიში ამ თარიღის საქაღალდეში
ნაბიჯი 2. შეიტანეთ საქაღალდეები ანბანის მიხედვით, რომ მნიშვნელოვანი დოკუმენტები იყოს მოსახერხებელი
ანბანური შევსება სასარგებლოა ფაილების მოსაძებნად ცალკეული ადამიანებისთვის, ბიზნესისთვის ან სუბიექტებისთვის. ეს შეიძლება იყოს იდეალური, თუ გყავთ უამრავი მომხმარებელი და გსურთ შეინახოთ ფაილი თითოეულ მათგანზე, ან თუ გსურთ მარტივი გზა მართოთ თქვენი სახლი.
- დარწმუნდით, რომ პირების გვარი განათავსეთ ფაილების ეტიკეტებზე, მაგალითად, "ჯონსი, სიუზანი" ან "უოტსონი, დევიდ".
- იგნორირება გაუკეთეთ სიტყვებს, როგორიცაა "The", "A" და "An" ბიზნესის სახელის შევსებისას. მაგალითად, თუ გყავთ კლიენტი, რომლის ბიზნესს ქვია „ტორტის ქალღმერთი“, შეიტანეთ ფაილი „C“- ში „Cake“- ში და შენიშვნისას იგნორირება გაუკეთეთ „T“- ში.
ნაბიჯი 3. შეარჩიეთ რიცხვითი შევსების სისტემა მოკლევადიანი შეტანის საჭიროებისთვის
თუ თქვენ გაქვთ მოკლევადიანი პროექტი, რომლისთვისაც გსურთ ჩანაწერების შენარჩუნება, მაშინ რიცხვითი ფაილების სისტემა შეიძლება საუკეთესოდ იმუშაოს. ეს მაშინ ხდება, როდესაც თითოეულ დოკუმენტს მიანიჭებთ ნომერს და შეიტანთ ნომრის მიხედვით. ამასთან, გახსოვდეთ, რომ თქვენ ასევე მოგიწევთ თვალყურის დევნება, თუ რომელი დოკუმენტი რომელ რიცხვს შეესაბამება, მაგალითად, ცხრილების გამოყენებით.
- მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ 14 მარტის კვირის განმავლობაში მიღებული ყველა ერთეული მიანიჭოთ ფაილს საქაღალდეში, რომელსაც ეტიკეტი აქვს 1, შემდეგ 21 მარტის კვირის ყველა ელემენტი ფაილში, რომელსაც ეტიკეტი აქვს 2 და ასე შემდეგ.
- კიდევ ერთი ვარიანტია ფაილების ეტიკეტირება თარიღის მიხედვით და მათი ქრონოლოგიური ორგანიზება. მაგალითად, 2018 წლის 2 მაისს მიღებული ნივთები შეიძლება შეინახოს ფაილში, რომელსაც ეტიკეტი აქვს 5/2/2018.
ნაბიჯი 4. ფერადი კოდი თქვენი ფაილებისათვის, რათა სწრაფად და მარტივად იპოვოთ ნივთები
მიუთითეთ ფერი თქვენი ფაილების თითოეულ კატეგორიაზე. ეს დაგეხმარებათ ერთი შეხედვით ფაილების კატეგორიის პოვნაში.
- მაგალითად, გამოიყენეთ წითელი სამედიცინო გადასახადებისთვის, ლურჯი გადასახადებისთვის და მწვანე დაზღვევისთვის.
- ციფრული ან ანბანური ფაილების ფერადი კოდისთვის მიანიჭეთ ფერი რიცხობრივ ან ანბანურ დიაპაზონს, როგორიცაა ფაილების 1-25 ან A-G მწვანე, 25-50 ან H-M მეწამული და 50-75 ან N-R მოყვითალო ფერი.
ნაბიჯი 5. შეიტანეთ დამატებითი შესაბამისი ინფორმაცია ფაილის საქაღალდეში
ფაილის შინაარსის აღსაწერად დამატებითი ინფორმაციის დამატება ან ნებისმიერი ქმედება ასევე დაეხმარება თქვენი ფაილირების სისტემის უფრო ეფექტურს. ამისათვის შეიძლება დაგჭირდეთ 1 ან მეტი შემდეგი ერთეულის დამატება:
- ფაილის ნომერი ან სახელი
- ფაილის სათაური
- ფაილის გახსნისა და დახურვის თარიღი
- განყოფილების ან გუნდის სახელი
- კომპიუტერის ჩანაწერის ნომერი
- განკარგვის თარიღი და განკარგვის მეთოდი
3 მეთოდი 3: ნაშრომების ორგანიზება ფაილში
ნაბიჯი 1. განათავსეთ უახლესი დოკუმენტი ფაილის თავზე
გამოიყენეთ თარიღი, რომელიც მითითებულია დოკუმენტში, რათა დაგეხმაროთ ამაში. მას შემდეგ, რაც თქვენი საბუთები მზად იქნება ჩასაწერად და თქვენი ფაილირების სისტემა შეიქმნება, შეგიძლიათ დაიწყოთ ფაილების ერთეულების განთავსება. ყოველთვის დარწმუნდით, რომ შეინახეთ უახლესი დოკუმენტები თითოეული ფაილისთვის თავზე, ასე რომ მათზე წვდომა ადვილი იქნება.
მაგალითად, თუ თქვენ გაქვთ თქვენი სახლის მფლობელის დაზღვევის ფაილი, მაშინ გსურთ განათავსოთ თქვენი სახლის მფლობელის დაზღვევის უახლესი ჩანაწერი ფაილის თავზე
ნაბიჯი 2. შეინახეთ დანართები იმ დოკუმენტებთან, რომლებსაც ისინი ეხება
თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შესაბამისი ქვითარი ან სხვა დოკუმენტი, რომელიც უნდა ინახებოდეს სხვა დოკუმენტთან ერთად, დარწმუნდით, რომ შეინახეთ ისინი ერთსა და იმავე ფაილში. შეიძლება დაგჭირდეთ დოკუმენტის უკანა ნაწილზე დამაგრება ან ქაღალდის სამაგრების მიმაგრება.
მაგალითად, თუ თქვენ გაქვთ ელექტროენერგიის გადასახადის გადახდის ქვითარი, ჩაწერეთ იგი კანონპროექტის უკან იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გჭირდებათ მისი მითითება
ნაბიჯი 3. მოათავსეთ დიდი დოკუმენტები ცალკე კონვერტებში
თქვენ შეგიძლიათ შეიტანოთ ეს კონვერტები იმ ფაილების უკან, რომელთანაც ისინი დაკავშირებულია. დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ შინაარსის აღწერა კონვერტის წინა მხარეს. ეს ხელს შეუწყობს თქვენი ფაილების აურზაურის აღმოფხვრას და თქვენი ფაილური სისტემის ეფექტურობის გაუმჯობესებას.
მაგალითად, თუ თქვენ გაქვთ გეგმები იმ პროექტზე, რომელზეც მუშაობთ, შეგიძლიათ განათავსოთ ისინი დიდ კონვერტში
ნაბიჯი 4. შეიტანეთ ორიგინალური დოკუმენტი და განკარგეთ ასლები
დუბლიკატების შევსება ხელს შეუწყობს დაბნეულობის თავიდან აცილებას, როდესაც თქვენ ეძებთ ნივთს თქვენს ფაილებში. თუ რაიმე დუბლიკატს წააწყდებით, განკარგეთ ეს და შეიტანეთ მხოლოდ ორიგინალური დოკუმენტი.
თუ არ ხართ დარწმუნებული რომელი დოკუმენტია ორიგინალი, მაშინ შეიძლება დაგჭირდეთ ორივე ერთეულის შევსება, რომ დარწმუნდეთ, რომ ორიგინალი გაქვთ. თუმცა, ეცადეთ, ეს ძალიან ხშირად არ გააკეთოთ, წინააღმდეგ შემთხვევაში თქვენი ფაილები სწრაფად იმატებს
Რჩევები
- თუ არ ხართ დარწმუნებული შეიტანოთ თუ არა საქონელი, შეინახეთ იგი 30 დღის განმავლობაში და შემდეგ გადააფასეთ იგი.
- არასასურველი დოკუმენტების სკანირება არის კიდევ ერთი კარგი გზა ქაღალდის არეულობის გასასუფთავებლად, ხოლო დოკუმენტში ინფორმაციის შენარჩუნების შემთხვევაში, საჭიროების შემთხვევაში.
